第一章 总则

第一条 为了提高我校基本建设档案(以下简称基建档案)的质量和管理水平，充分发挥基建档案在学校建设中的作用，并为考核基建档案工作和基建管理等工作提供依据，结合我校具体情况，特制定本办法。

第二条 本办法依据《中华人民共和国档案法》、国务院批准的《科学技术档案工作条例》，国家档案局、国家计委联合颁布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、国家教委发布的《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规、规章制订。

引用标准：GB3792．5—85《档案著录规则》

GB／T11822——9《科学技术档案卷的构成的一般要求》DA / T28-2002

第二章 基建档案工作的基本原则

第三条 凡在学校基本建设管理和基本建设工程项目(新建、扩建、改建、以及大、中型维修)活动过程中直接形成的，有保存价值的文字，图表、声像等各种载体的材料，均属基建类档案。

第四条 本校基建档案按集中统一，分级管理的原则，建立以校档案馆为永久保存基地．以基建部门、资产管理处、后勤管理处为立卷部门的基建档案工作网络。在基建部门设立档案分室，其业务工作受档案馆的指导，监督和检查，并定期向档案馆移交档案．确保档案材料完整、准确、系统、完全和有效利用。

第五条 基建档案工作要纳入基建规划、计划、管理制度和基建人员职责范围之中，做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累，整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工资料的验收同步进行。

第六条 把基建档案工作列入学校的发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上给予保证。

第三章 基建档案归档范围的确定

第七条 确定的原则

1．归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2．归档的基建文件材料必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。

3．档的基建文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系与实物完全一致并具有成套性。

第八条 归档的主要内容和重点

1．归档主要内容包括招投标文件、前期文件材料、设计技术文件、施工技术文件、竣工验收文件、竣工图。具体范围见附件一。

2．归档的重点是项目建设各个阶段形成的各类批复性文件、各类合同文件、施工技术文件中的测量类文件及沉降观测文件、桩基技术文件及重要部位的质评文件如电梯分部工程验收证明书等及完整、准确的竣工图。

3．凡停建、缓建的基建工程项目，其所有文件、材料由基建档案分室收集，并负责保管。

第九条 不归档的文件材料

1．上级机关有关基建的普发性(非专指本校)、不办的文件；

2．正式施工前的草图、未定型图纸：

3．重份文件和重份图纸；

4．无查考价值的临时性、事务性文件。

第四章 基建文件材料的部门立卷与归档流程

第十条 形成积累

1．学校基建部门、资产管理处、后勤管理处要有一位负责人分管基建档案工作．并配备相应专(兼)职档案人员，负责基建文件材料的形成、积累、归档工作。

2．基建部门、后勤管理处接到基建新建、扩建、改建及大、中型维修项目后．在布置工作计划的同时布置形成积累基建文件材料的任务。

3．基建项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料．交总承包单位汇总，整理、竣工时由总承包单位向学校基建处或后勤管理委员会提交完整、准确、系统的基建档案材料。

4．基建项目由几个单位分别承包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料，交学校基建处或后勤管理委员会汇总、整理。

5．校档案馆对全校的基建档案业务工作进行指导，随时了解大型基建项目主要的工程进度、督促、指导专(兼)职档案员及工程技术人员做好基建文件材料的积累工作。

6．校基建部门要检查设计、施工单位基建文件材料的编号是否统一，要与它所反映的对象一致，能揭示其性质与特征，并严格执行基建文件材料的审签制度，明确职责，把好文件材料形成的质量关。

7．使用基建文件材料过程中不允许随便更改。如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续。

8．归档的基建文件材料格式要统一，蓝图规格必须符合国家标准、字、图清晰，用纸优良。归档的底图。格式须按国家制图标准绘制完成。

9．学校各部门在与设计、施工单位签订基建工程项目的合同或施工协议时，必须在合同或协议书中对竣工图的编制整理、审核，交接验收做出规定，明确写明编制竣工图的责任(包括经济、法律责任)，做好施工记录、交工验收记录和签证等。

10．竣工档案(主要是竣工图)是基建工程项目的最后真实记录，是对工程项目进行考核和日后使用，维修、扩建、改建，大、中型维修的依据，同时具有法律依据，竣工图是竣工验收的必备条件之一，凡竣工图不符合档案管理要求的，工程项目不能验收。竣工图必须盖有施工单位的竣工章．施工单位项目负责人及监理单位监理人(或图纸修改人)签名。

11．学校基建部门要定期检查，绘制本校的总平面图及水、电、气、通讯等管网图。

第十一条 整理组卷

1．基建项目结束(含最终完成)后，基建部门专(兼)职档案人员将该项目形成的应归档的基建文件材料整理组卷工作。

2．根据基建文件材料的形成规律，按保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则。对基建文件材料的内容，价值，数量和载体形式进行系统整理，可按工程项目组卷，一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。

3．文字材料的排列：正件在前．附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后；图纸按图的类别序号排列（即地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图)。

4．拆除卷内金属物，对破损的材料进行修补。

5．基建文件材料采甩卷皮、卷盒(袋)方式保管，蓝图采甩手风琴折叠成四号图纸的规格，底图采用卷放或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订．但进馆的透明底图用缝纫机打图边。

6．无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页编写页号，每卷页数均从1开始，页号位置在非装订线一侧的下角，不装订的案卷，应在卷内每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐一填写。

7．进行网上组卷，打印卷内目录和备考表，卷内文件材料情况说明，应填在备考表内。若无说明，也应将立卷人、检查人姓名、时间写上。检查人应是立卷单位负责人，以示对历史负责。

8．确定保管期限。

9．工程技术人员填写基建档案归档说明(简介)，交基建部门分管负责人审查签字后，放在第一卷的卷内目录之后。

10)经档案部门审查后打印案卷封面，进行装订。

第十二条 归档验收

1．基建项目在验收前，档案部门对准备归档的基建文件材料进行预验收，出具证明，否则不能组织工程竣工验收。

2．学校档案部门应是工程验收小组成员，会同学校基建部门负责基建文件材料的验收工作。

3．基建项目在验收后两个月内归档。档案部门要认真进行审查、验收归档的档案资料，并在基建档案资料归档说明书上签署意见。

4. 打印基建档案资料移交目录，一式两份，连同案卷经档案部门清点无误后，交接双方在移交目录上签字盖章，各执一份存查。

第十三条 分类编号

1．按《高等学校档案实体分类法》进行分类。

2．根据基建档案的内容构成和形成特点，基建类档案档号及模式按照《天津师范大学档案分类编号方案》执行。

第十四条 编目

1．登录基建档案目录，按档号顺序，以案卷为对象填写。

2．编写专题目录、分类目录并按照GB3972．5—85(档案著录规则)标准编制案卷级、文件级基建档案著录卡，作为手工检索和计算机采集卡使用。

第十五条 排架、保管

1．按档号顺序排架

2．保管要求

按《天津师范大学档案工作业务建设规范》第九章执行。

第十六条 鉴定和销毁

按《天津师范大学档案工作业务建设规范》第十章执行。

第十七条 统计

按《天津师范大学档案工作业务建设规范》第十章执行。

第十八条 档案补充与修改

1．基建文件材料归档后，在改建、维修中所产生的基建文件材料，基建部门、后勤管理委员会的修建服务的中心应随时整理，向档案馆补充归档。

2．对已归档的基建文件材料需要更改时，必须填写更改审查清单，经基建部门分管负责人同意。未经批准，严禁更改已归档的任何基建档案材料。

3．档案部门对补充归档的基建文件材料应及时整理编目。归档材料不多的，可归入相关案卷内并填写卷内目录，归档材料较多的，可单独组卷、编目。

第六章 基建档案的开发利用

第十九条 借阅

按《天津师范大学档案工作业务建设规范》第十一章执行。

第二十条 咨询、交流

1．指导利用者使用各种检索工具，回答利用者提出的问题。

2．定期编制基建档案内容摘要以及各种检索卡片、目录等。在单位内部提供利用，并有选择地进行外部交流。

3．充分发挥基建档案资料的法律凭证作用，为保护房地产等权益提供凭证。

第二十一条 注意收集、登记利用基建档案资料后取得的社会、经济效益，并将实例汇集成册，印发宣传。

第二十二条 现代化管理手段，进行档案资料的检索、汇编等。

第七章 基建档案工作岗位责任制

第二十三条分管基建工作的校领导职责

1．组织贯彻国家有关档案工作的方针政策和法规把档案工作列入分管工作的发展计划、在经费、库房、设施和人员配备等方面为发展档案工作提供条件。

2．定期检查和研究解决基建档案工作存在的实际问题。

第二十四条 基建管理部门领导的职责

1．编制基建档案工作的长远规划和年度计划，制订和健全有关的管理制度。

2．把基建档案工作纳入基建管理工作之中，并监督各部门执行。

3．定期检查，做到各工程项目形成积累基建文件材料与基建进度同步。

4．项目结束后，组织收齐基建档案，审查归档质量是否符合完整、准确、系统的要求。

5．提出基建档案资料的密级。

6．参加基建档案资料的鉴定工作。

第二十五条 档案馆职责

1．对基建档案工作的法规、方针、政策，制定学校有关基建档案工作的各项规章制度。并实施进行监督、检查。

2．对全校的基建档案业务工作进行指导。

3．负责基建档案资料的接收、整理、保管、组织、鉴定、统计、利用等业务工作。

4．负责约请市档案局参加本校的重大基建工程项目竣工验收。

5．利用基建档案数据存贮在计算机中信息资源，充分发挥其作用。

第二十六条基建部门专(兼)职档案人员职责

1．负责基建文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作，保证文件材料的完整、准确、系统。

2．根据文件材料不同种类的特征，合理分类存放，便于平时利用、立卷归档和统计工作。

3．归档案卷要组卷合理．编写页号准确、卷内目录、备考表、案卷目录填写清楚，案卷标题简明扼要。

4．接受档案馆的业务指导和督促检查，按规定时间向档案馆归档。

5．参加业务学习，提高工作水平。

第二十六条 基建和规划管理处、后勤管理处是基本建设类文件材料归档和档案价值鉴定、销毁的责任单位。

第二十七条 本实施办法由基建和规划管理处和档案馆负责解释。

第二十八条 本实施办法自发布之日起施行，并报天津市档案局备案。

附件一 ：天津师范大学基本建设类档案归档范围和保管期限

附件一

部门：基建与规划管理处