第一条 为进一步做好学校人事档案管理工作，提高人事档案管理水平和服务质量，促进人事档案管理工作规范化、制度化，根据《干部档案工作条例》及上级有关干部人事档案管理规定，结合学校人事档案工作实际，制定本规定。

第二条 学校人事档案管理的主要任务：

1.收集、鉴别和整理人事档案材料；

2.办理人事档案的查阅、借用和转递，为组织、人事工作提供丰富、翔实的人才信息；

3.认真执行档案的保管、保密制度，保证人事档案的完整与安全；

4.调查研究并不断改进人事档案工作的方式方法，推进人事档案工作的现代化和科学化。

第三条 学校人事档案的保管

根据安全保密、便于查找的原则，对人事档案实行严密、科学地保管，认真落实登记和统计制度，每年全面检查核对一次档案，发现问题及时解决。

第四条 人事档案的内容和分类

第一类 履历材料；

第二类 自传材料；

第三类 鉴定、考核、考察材料；

第四类 学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料）；

第五类 政治历史情况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍，参加工作时间等问题的审查材料）；

第六类 加入中国共产党、共青团及民主党派的材料；

第七类 奖励材料（包括科学技术和业务奖励、模范先进事迹）；

第八类 处分材料（包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见）；

第九类 录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料；

第十类 其他可供组织上参考的材料。

第五条 学校人事档案材料归档的技术要求

1．必须为办理完毕的正式文件材料；

2．材料必须完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，并写明承办单位及时间；

3．手续必须完备。凡规定应由组织审查盖章或本人签字的，须盖章或签字后方能归档；组织鉴定、审查结论（复查结论）、处分决定、民主评议和组织考核中形成的综合材料，应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面。任免呈报表和录用聘用审批表，须注明批准机关、批准时间和文号；出国（境）审批表，须注明出去的任务、目的及出去与返回的时间。

4．形成档案材料的各部门，不得以任何理由积压、截留干部档案材料，更不许从档案中抽取原件。

5.档案材料须统一使用十六开规格的办公用纸，只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写。

第六条 学校人事档案材料收集

1．学校人事档案材料来源：

（1）干部调配（转业安置）、任免、考察考核等工作中形成的各类人员登记表（如干部履历表和教职工、医务人员、军人登记表等）、任免呈报表（含上报的考察材料）、鉴定、干部考核登记表、民主评议和组织考核形成的综合材料、退离休审批表和军转干部审批表等,来源部门为组织部、人事处。

（2）录用和聘用干部工作中形成的审批表、合同书、政审材料、续聘解聘等材料,来源部门为人事处。

（3）办理出国（境）人员工作中形成的材料及在国（境）外表现情况鉴定材料,来源部门为国际交流处。

（4）党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会以及民主党派代表会等会议形成的代表登记表和委员的简历、政历（任职）材料,来源部门为党校办、统战部、工会等部门。

（5）办理干部（离退休）工资、待遇工作中形成的登记表、审批表和解决待遇问题的批准（复）材料,来源部门为人事处。

（6）国民教育、成人教育和干部进修培训工作中形成的学生登记表、学习成绩登记表、毕业生登记表、授予学位的材料、学历证明、培训结业成绩表、学习鉴定材料,来源部门为人事处。

（7）评聘专业技术职务（职称）工作中形成的专业技术职务任职资格申报表、考绩材料、审批表、套改和晋升专业职务（职称）审批表；社会（学术）兼职,来源部门为人事处。

（8）更改姓名、民族、出生年月、国籍、入党入团时间、参加工作时间等过程中形成的个人申请、组织审查报告、上级批复以及所依据的证明材料,来源部门为人事处。

（9）党、团组织建设工作中形成的有关材料：已经转正的中国共产党入党志愿书、入党申请书和转正申请、自传、政审材料；党员登记表、个人总结、不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料；民主评议党员中形成的组织意见、民主评议党员登记表、优秀党员事迹及组织审批材料；认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组审批材料、退党材料、取消预备党员资格的组织意见；共青团入团志愿书、申请书、团员登记表、优秀团员事迹材料、退团材料；加入民主党派的有关材料,来源部门为组织部、统战部、团委。

（10）干部（历史问题）审查工作中形成的调查报告、结论、上级批复、个人对结论的意见、检查交待和说明的材料，以及作为依据的证明材料；甄别复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的主要依据材料,来源部门为组织部、监察室。

（11）表彰奖励活动中形成的各种先进人物登记表、事迹、嘉奖通报材料；校级表彰奖励材料来源部门为授奖部门,上级表彰奖励材料,来源部门为学校组织申报部门。

（12）反映个人教学能力、科研水平和成果并获政府奖励（含证书）或取得专利的材料,来源部门为校教务处、科研处、研究生院。

（13）组织布置填写的履历表、自传、组织鉴定、自我鉴定材料,来源部门为组织部、人事处、各基层党委（总支）等。

（14）纪律检查、监察和行政管理等工作中形成的处分决定（免于处分的意见）、记录材料、查证核实报告、上级批复；本人对处分决定的意见和检查交待材料；通报批评材料；法院审判工作中形成的判决书；复查甄别报告、决定、上级批复材料,来源部门为纪检、监察室。

（15）健康体格检查中确诊有残疾的体检表和处理工伤事故工作中形成的有关材料（含工伤致残确定残废等级的材料）,来源部门为工会、人事处。

（16）办理丧事形成的悼词、生平、报纸报道消息、讣告，非正常死亡调查报告及遗书等材料,来源部门为校离退休工作处或隶属部门。

2．上述材料来源部门应在形成正式材料后的一个月内，按要求将应归档的材料送交人事档案室归档，履行移交手续，并形成制度。

3．人事档案室要及时了解和掌握人事档案材料来源信息，建立联系制度，不失时机地向形成材料的部门收集应归档的材料。

4．人事档案室发现送交的归档材料不符合归档要求的，要及时通知档案材料来源部门，补交材料或补办手续。

第七条 人事档案的提供利用

1.查阅人事档案

（1）组织人事部门查阅人事档案需详细填写查阅登记表；

（2）各基层党委（党总支）因组织发展需要查阅人事档案时，由基层党委（党总支）出具查档联系书，查阅人员只限支部委员、党务人事干部；

（3）其他单位查阅人事档案须经校党委组织部或人事处批准（公检法机关查阅人员须报保卫处）。查阅人员必须为中共党员。

（4）人事档案室根据有关规定，确定是否提供和提供什么材料供查阅人查阅。

（5）任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

2.出具档案证明。

出具个人履历、家庭成员关系等档案证明，须说明用途，人事档案室在本人出示其身份证后，方可予以办理，代查者应出示被查者身份证及委托书。

出具学历、成绩、考绩及离校人员档案在校保管等证明，须经人事处主管领导同意。

3.查阅人事档案，人事档案管理人员必须在场，查阅人事档案的情况，须有详细记载。

4.干部人事档案原则上不外借，确因工作需要必须外借时，要说明理由，经主管处领导同意后方可外借。借用部门要指定专人专柜保管，不得擅自转借他人。借阅期限最长不超十个工作日。不能按期归还的，要提出续借理由，并办理续借手续。

5.阅档人必须严格遵守安全保密制度和阅档规定，严禁抽取和撤换档案材料；严禁折叠、批注、拆卸、涂改、圈划；不得擅自拍摄、复制档案内容，不得泄漏或擅自向外公布档案内容，对于确因工作需要，利用档案材料取证的，必须经主管处领导同意。

第八条 人事档案的转递。

1.人事档案转入。

学校调入人员、接收毕业生的人事档案，由人事处审核、登记后，定期统一转交人事档案室存档（人事代理人员除外）。

2.人事档案转出。

人事档案室根据校人事处开具的档案转递通知整理档案、严密包封，通过机要通信转出或交组织、人事部门专人送取。原则上不许本人自带或邮寄。要详细填写“档案转递通知单”注明的各项内容；档案交接双方要严格履行交接登记手续，通过机要通信转出的，要留存邮寄凭证和回执。

3.已故人员的人事档案，自故去之年起保存五年，之后移交学校档案馆。

第九条 未尽事宜可参照上述条款和上级有关规定执行。

第十条 本规定自印发之日起执行，由人事档案室负责解释。